SBART - Sistema bibliotecario atenei Regione Toscana
Convenzione per la gestione federata dei servizi bibliotecari tra
UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI FIRENZE c.f 01279680480 rappresentata dalla Magnifica Rettrice prof.ssa Alessandra Petrucci nata a Milano il 10/03/1962 autorizzata dal Consiglio di amministrazione nella seduta del 27 maggio 2022
UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI PISA c.f. 80003670504 rappresentata dal Magnifico Rettore prof. Paolo Maria Mancarella nato a Gallarate il 08/11/1959 autorizzato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 24 giugno 2022
UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI SIENA c.f. 80002070524 rappresentata dal Magnifico Rettore prof. Francesco Frati nato a Siena il 19/01/1965 autorizzato dal Senato Accademico nella seduta del 17 maggio 2022
di seguito individuati come istituzioni aggregate.
PREMESSO CHE
- ai sensi dell’art. 15 della Legge del 7 agosto 1990 n. 241 le Amministrazioni Pubbliche possono sempre concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune;
- nel 2014 le istituzioni firmatarie hanno avviato un processo di federazione dei rispettivi Sistemi bibliotecari – denominato SBART: Sistema Bibliotecario degli Atenei della Regione Toscana, i cui principali obiettivi sono quelli di:
- garantire una piena circolazione dei propri utenti istituzionali all’interno delle diverse strutture di servizio
- garantire loro servizi bibliotecari improntati su criteri e procedure sempre più uniformi e condivise;
- favorire la collaborazione del personale bibliotecario degli Atenei firmatari al fine di conseguire delle economie di scopo, migliorare il livello delle performance, accrescere le competenze e le professionalità all’interno degli SBA.
- questo processo trae origine da una prassi di collaborazione, iniziata negli anni 2000 con la gestione congiunta delle trattative per l’acquisto delle risorse elettroniche (all’interno del Consorzio CIPE), ed è proseguito con l’adozione e la gestione in modo congiunto di piattaforme tecnologiche comuni (Ex Libris: SFX, Metalib) per l’accesso e la fruizione delle risorse elettroniche e ha portato alla creazione di un nuovo strumento unico di ricerca bibliografica, discovery, denominato One Search per i tre Atenei per la ricerca aggregata, in un unico contenitore, di ogni tipo di collezioni possedute (catalografiche, elettroniche, digitalizzate, anagrafi della ricerca, ecc.);
- il nuovo strumento di ricerca One Search mette a disposizione degli utenti un patrimonio di circa 4.000.000 di descrizioni bibliografiche, decine di migliaia di riviste elettroniche, migliaia di documenti digitalizzati e ricchi archivi istituzionali;
- i tre Atenei hanno inoltre presentato un progetto comune, nell’ambito del Piano triennale ministeriale MIUR di finanziamento 2013-2015: Unificazione e condivisione di servizi amministrativi, informatici, bibliotecari e tecnici di supporto alla didattica e alla ricerca, che ha avuto come obiettivo anche l’acquisizione di un Sistema di automazione delle biblioteche unico, condiviso, e di nuova generazione (Piattaforma per la gestione dei servizi bibliotecari ALMA di ExLibris/Clarivate), che è stato rinnovato nel 2020 e che potrà essere ulteriormente rinnovato fino al 2027;
- grazie alla nuova piattaforma ALMA i tre Sistemi bibliotecari (SBA d’ora in poi) hanno potuto definire un’organizzazione dei servizi articolata su tre livelli: di singolo Ateneo, di Network Regionale; di Network Globale;
- nell’ambito del Network Regionale, i tre Atenei hanno costituito un unico Polo SBT (Sistemi Bibliotecari Toscani) che colloquia e alimenta l’Indice SBN (Servizio Bibliotecario Nazionale dell’ICCU), costituendo un catalogo bibliografico comune a livello di SBART, attraverso la piattaforma ALMA, con la conseguente opportunità di ridurre drasticamente i tempi (e quindi i costi) della catalogazione e mettendo a fattor comune le sinergie dell’aggregato SBART;
- la collaborazione tra i 3 Atenei ha riguardato anche la gestione congiunta di procedure di gara per l’acquisizione e la gestione dei servizi agli utenti, quali la gara per l’acquisizione di un Sistema di automazione delle biblioteche unico, per il servizio di fotoriproduzione e stampa in rete e per la sottoscrizione dei periodici cartacei e online;
- i tre Atenei hanno sottoscritto una Convenzione per la gestione dei servizi di prestito, prestito interbibliotecario, fotoriproduzione e stampa in rete, con validità 2016-2021.
In considerazione di quanto sopra, le istituzioni interessate intendono formalizzare la presente Convenzione, in continuità con l’accordo precedente, ma estendendolo ulteriormente al fine di regolare in modo omogeneo e coerente i servizi offerti al pubblico, favorire e incoraggiare una piena circolazione dei propri utenti istituzionali all’interno delle diverse strutture di servizio bibliotecario nei tre Atenei, coordinare e ampliare il livello di collaborazione al fine di conseguire delle economie di scopo, migliorare il livello delle performance, accrescere le competenze e le professionalità all’interno degli SBA.
ART. 1 PREMESSE
Le premesse costituiscono parte integrante della presente Convenzione.
ART. 2 OGGETTO
Oggetto della presente Convenzione è la definizione di un accordo finalizzato all’individuazione di regole comuni per la gestione dei servizi agli utenti, la collaborazione nell’organizzazione dei servizi di backoffice, la collaborazione nella formazione del personale, la condivisione di professionalità, esperienze e buone pratiche.
ART. 3 SISTEMA di AUTOMAZIONE per la GESTIONE DEL CATALOGO e dei SERVIZI
I Sistemi bibliotecari dei tre Atenei si impegnano a proseguire, consolidare e sviluppare le attività legate al sistema automatizzato condiviso di gestione del catalogo, e dei servizi, a confrontarsi sulle modalità di applicazione delle normative e sull’armonizzazione di procedure, servizi, prassi e metodologie di lavoro, allo scopo di offrire un servizio migliore agli utenti e favorire una crescita della professionalità del personale.
ART.4 CONSULTAZIONE E PRESTITO
Gli utenti istituzionali dei tre Atenei (studenti, docenti e personale tecnico-amministrativo) potranno accedere liberamente al servizio di consultazione del patrimonio bibliografico e documentale delle diverse biblioteche, potranno accedere ai servizi di prestito presso una qualsiasi sede bibliotecaria - esibendo il proprio tesserino identificativo - accedendo ai servizi resi disponibili dalla singola biblioteca, ivi inclusi la consultazione in sede delle risorse elettroniche e delle banche dati in rete.
A tutti gli utenti verranno garantite le stesse condizioni e la stessa durata del prestito prevista per i propri utenti istituzionali nella singola struttura di servizio.
ART. 5 SERVIZIO DI REFERENCE
Gli utenti istituzionali dei tre Atenei potranno fruire del servizio di consulenza e reference in tutte le strutture bibliotecarie dello SBART. A seguito di un percorso di formazione congiunto tra il personale dei tre Atenei è stato definito fin dal 2016 un servizio comune, con una veste univoca, denominato “Chiedi in biblioteca”, che utilizza una piattaforma tecnologica condivisa (Question Point prima e ora SpringShare) , grazie alla quale è possibile – pur rispettando le peculiarità di ciascuno SBA – garantire un servizio di reference on-line integrato tra i tre Atenei, con una costante consultazione per la condivisione di buone pratiche.
ART. 6 PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO
Tutte le strutture di servizio dei tre Atenei si impegnano a realizzare i servizi di prestito
interbibliotecario e document delivery (anche in formato elettronico) in regime di scambio gratuito.
A tal fine, le biblioteche si impegnano a:
- richiedere i documenti per conto dei loro utenti che ne faranno esclusivo uso personale perscopi di studio e di ricerca;
- evadere le richieste di documenti nel minore tempo possibile, compatibilmente con i loro impegni istituzionali;
- utilizzare le procedure del circuito NILDE o analoghi per la diffusione del document delivery in ambito accademico;
- rispettare, relativamente ai documenti elettronici, le clausole contrattuali in vigore, nonché la vigente normativa sul Diritto d’autore (Legge n.633 del 22.04.1941 e successive modifiche e integrazioni);
- inviare i volumi tramite posta o corriere e garantire il più possibile l’invio degli articoli in formato elettronico.
ART. 7 FOTORIPRODUZIONE E STAMPA IN RETE
Gli utenti dei tre Atenei potranno accedere liberamente al servizio di fotoriproduzione, stampa in rete e digitalizzazione di documenti, presso una qualsiasi sede di servizio SBART - esibendo il proprio tesserino identificativo – accedendo alle apparecchiature predisposte in ciascuna struttura bibliotecaria e di servizio, usufruendo delle stesse condizioni e modalità d’uso che ciascuno SBA prevede per i propri utenti istituzionali.
ART. 8 COORDINAMENTO NELLA GESTIONE DEI SERVIZI DI BACKOFFICE
Al fine di sviluppare e potenziare il livello delle performance dei tre SBA, si prevede di attivare forme di collaborazioni costanti tra i Referenti dei diversi servizi di backoffice - anche attraverso la costituzione di specifici Gruppi di lavoro interistituzionali – con l’obiettivo di condividere buone pratiche; definire regole e procedure comuni; mettere a punto regolamenti condivisi per i servizi all’utenza; valutare congiuntamente l’uso o l’acquisto di nuove piattaforme tecnologiche, al fine di mettere a fattor comune le competenze ed expertise interne; programmare configurazioni e sviluppi coordinati delle diverse piattaforme tecnologiche utilizzate nelle varie attività di backoffice, al fine di presentarsi ai fornitori come un unico e qualificato aggregato di portatori di interesse; coordinarsi nella gestione dei rapporti con gli Enti Regionali, Nazionali e Internazionali preposti alla gestione delle attività di ambito bibliotecario, in modo da potenziare il proprio livello di rappresentanza.
Gli SBA valutano la possibilità di mettere a punto un processo di benchmark per la valorizzazione dei processi di misurazione delle procedure e dei servizi, oltreché le attività di customer satisfaction, al fine di innalzare la qualità dei servizi offerti.
ART. 9 SVILUPPO E CONSERVAZIONE DELLE COLLEZIONI
Nell’ambito della partecipazione al processo negoziale nazionale, costituito dagli Atenei italiani presso la CRUI, che ha per oggetto l’acquisizione di risorse elettroniche di ambito biblioteconomico, i tre SBA definiscono un livello di coordinamento interno allo SBART, al fine di favorire uno sviluppo armonico delle loro collezioni digitali e di valutare una negoziazione congiunta di altre risorse che risultino di comune interesse e che non rientrano nelle attività negoziali previste da CRUI.
Per quanto riguarda lo sviluppo delle collezioni analogiche, gli SBA valutano lo sviluppo di una politica delle collezioni che risulti armonico e che faccia perno sulle potenzialità offerte dalla collaborazione che è oggetto della presente Convenzione, la quale prevede forme agevoli e congiunte di consultazione e prestito. In continuità con quanto avvenuto negli anni precedenti, valutano la possibilità di avviare gare e procedure congiunte per l’acquisizione di risorse analogiche e per la gestione dei processi di fornitura.
Grazie alla disponibilità dei servizi comuni garantiti da SBART, gli SBA si prefiggono l’obiettivo di mettere a punto politiche coordinate di scarto e conservazione delle collezioni – anche attraverso la possibilità di studiare l’attivazione di depositi comuni - al fine di razionalizzare la gestione degli spazi, garantire l’efficacia ed efficienza dei servizi, economizzare l’uso delle risorse interne.
ART. 10 FORMAZIONE PROFESSIONALE
Il personale dedicato degli SBA ha sviluppato da tempo l’abitudine alla collaborazione, lo scambio di buone pratiche, la condivisione del proprio know how, conseguendo ottimi risultati in termini di prestazioni professionali e innalzamento della qualità dei servizi offerti.
Gli SBA si prefiggono quindi di potenziare questo processo attraverso la creazione di momenti di formazione e sviluppo professionale congiunti e attraverso l’organizzazione e la formalizzazione di stage e momenti di formazione on the job.
ART.11 TAVOLO DI CONCERTAZIONE
Nell’ambito del presente Accordo quadro è istituito un tavolo di concertazione permanente tra i Responsabili dei tre Sistemi Bibliotecari, che si riunirà ogni volta che uno dei tre Sistemi lo ritenga opportuno, finalizzato alla gestione del presente accordo e alla definizione di specifici accordi attuativi, che saranno formalizzati con la messa a punto di documenti a firma dei tre Responsabili; la concertazione è finalizzata anche alla verifica dell’equilibrio complessivo del contributo di tutti i partner, nonché alla definizione di linee condivise per la partecipazione a iniziative o progetti di ambito regionale, nazionale, internazionale.
I Responsabili dei tre Sistemi Bibliotecari potranno altresì valutare l’opportunità di estendere la partecipazione di altri partner a singole linee di attività.
I responsabili potranno inoltre individuare altri ambiti di collaborazione e/o di approfondimento coordinato.
ART. 12 DURATA
Il presente accordo entrerà in vigore dalla data di sottoscrizione, avrà durata quinquennale e potrà essere rinnovato.
ART. 13 RECESSO
Ciascuna Istituzione potrà recedere dal presente accordo dandone comunicazione alle altre Istituzioni con almeno sei mesi di anticipo rispetto al momento in cui cesserà di garantire i servizi assicurati con il presente accordo.
ART. 14 REGISTRAZIONE
Il presente Accordo che sarà sottoscritto in modalità digitale a norma di legge - è soggetto a registrazione in caso d’uso ai sensi dell’ art. 4 della Tariffa, Parte II, allegata al D.P.R. n. 131/86.
E’ inoltre soggetto ad imposta di bollo ai sensi dell’ art. 2 della tariffa, Parte I, annessa al D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 642 a cui provvederà l’Università di Siena, assolvendola in modo virtuale (Autorizzazione dell’Agenzia delle Entrate di Siena del 27 agosto 2014 prot. n.31068/2014).
ART. 15 TRATTAMENTO DATI
Le parti si impegnano reciprocamente a trattare e custodire i dati e le informazioni, sia su supporto cartaceo che informatico, relativi all’espletamento di attività riconducibili alla presente convenzione in conformità alle misure ed agli obblighi imposti dal D.Lgs 30.06.2003 n.196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e s.m.i.
ART. 16 FORO COMPETENTE
Per ogni eventuale controversia inerente all’esecuzione del presente accordo sarà competente il foro di Siena.
Letto, approvato e sottoscritto (anche ai sensi e per gli effetti dell’art. 1341 p.c. per l’art.13 - Recesso e per l’art.16 – Foro Competente)
UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI FIRENZE
UNIVERSITA’ DI PISA
UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI SIENA
18 luglio 2022: Repertorio 2071/2022 (prot. n. 152061 del 18/07/2022)
Ultimo aggiornamento
20.07.2022