Chi siamo Regolamenti, Decreti, AccordiRegolamentiLinee guida per l'accettazione di donazioni, eredità e legati

Linee guida del Sistema Bibliotecario di Ateneo per l’accettazione di donazioni, eredità e legati

approvate dalla Commissione Biblioteche nella seduta del 18 ottobre 2024, prot. n. 294114 del 21/11/2024

Art. 1 Principi generali

1. La Biblioteca d’area può accettare in donazione, eredità o legati da privati o enti, materiale bibliografico moderno, fondi archivistici, fondi di pregio e raccolte librarie antiche di comprovato interesse scientifico e culturale e di evidente pertinenza disciplinare rispetto al patrimonio documentale da essa conservato, riservandosi il diritto di selezionare le unità documentarie da acquisire all’interno delle raccolte e da inserire nel proprio catalogo.
2. La Biblioteca può accettare altresì la donazione di attrezzature e altri beni mobili purché rispondano alle seguenti condizioni:
   1. abbiano una evidente utilità per l’attività istituzionale della struttura o il suo decoro;
   2. siano compatibili con le attrezzature, le strumentazioni e gli arredi già esistenti;
   3. non comportino costi diretti o indiretti di installazione e gestione tali da far venir meno per la Biblioteca la convenienza della donazione;
   4. siano conformi alla vigente normativa tecnica di sicurezza e prevenzione salvo che l’oggetto abbia solo valore storico.
3. I beni inventariabili donati, una volta acquisiti, entrano a tutti gli effetti a far parte del patrimonio mobiliare della Biblioteca d’area.

Art. 2 Adempimenti del donatore

1. Il donatore o l’erede del disponente o l’esecutore testamentario dà comunicazione scritta al Direttore della Biblioteca della propria volontà e fornisce una descrizione dettagliata della donazione proposta, così come previsto nel modello allegato;
   1. in caso di donazione di materiale bibliografico, il donatore è tenuto a indicare:
      • per ciascuna monografia (libro): autore, titolo, nome dell’editore e data di pubblicazione,
      • per i periodici (riviste): il titolo e le singole annate o fascicoli messi a disposizione; in caso di donazione di documentazione di natura archivistica,
   2. il donatore è tenuto a fornire un elenco della consistenza, tipologia, contenuto e condizioni di conservazione delle risorse archivistiche oggetto della donazione;
   3. in caso di donazione di attrezzature o altri beni mobili, il donatore è tenuto a fornire la documentazione relativa alla conformità di tali beni alla vigente normativa tecnica di sicurezza e prevenzione, se prevista.
2. Il donatore fornisce anche la descrizione di eventuali strumenti e/o oggetti di corredo alla donazione.
3. Se richiesto dalla Biblioteca, si fa carico dei costi di trasporto del materiale oggetto della donazione e degli eventuali oneri assicurativi.

Art. 3 Criteri di accettazione

1. La valutazione preliminare per l’accettazione della donazione compete al Direttore della Biblioteca. Se a suo giudizio il materiale offerto presenta particolare consistenza e valore e si danno le condizioni logistiche e gestionali per accettarlo, il Direttore rimette la proposta al Comitato Scientifico della Biblioteca per avviare la procedura di cui al successivo comma.
2. Il Comitato scientifico della Biblioteca esprime parere sull’accettazione di donazioni, eredità o legati basandosi sui seguenti criteri:
   1. il materiale offerto ha rilevanza sotto il profilo scientifico e attiene alle discipline di pertinenza della Biblioteca, e - d’ordinario - è in buono stato di conservazione e non richiede interventi di manutenzione straordinaria, né costi elevati di gestione e conservazione;
   2. il materiale offerto è utile all'utenza della Biblioteca;
   3. la Biblioteca dispone di spazi e risorse umane adeguati alle esigenze di collocazione e gestione del materiale offerto;
   4. la Biblioteca non è chiamata a sostenere altri oneri oltre a quelli derivanti dalle attività di inventariazione, catalogazione, collocazione, movimentazione in sede del materiale.
3. La Biblioteca si riserva la facoltà di selezionare il materiale offerto in dono e di accettarne eventualmente solo quelle parti che concorrono a un effettivo arricchimento del patrimonio della struttura.
4. I tempi e le modalità del trattamento catalografico del materiale bibliografico, della descrizione e inventariazione di quello archivistico, della rispettiva collocazione e messa a disposizione dell’utenza sono a discrezione della Biblioteca.

Art. 4 Adempimenti della Biblioteca

1. Il Direttore della Biblioteca, presa visione del materiale offerto e sentito il parere del Comitato scientifico di cui all’art. 3 c. 2, redige una documentata e dettagliata relazione in ordine alle condizioni di utilizzazione e gestione del bene oggetto della donazione.
2. L’iter procedurale prosegue con l’eventuale richiesta di pareri previsti dai Regolamenti vigenti in Ateneo e viene successivamente sottoposta al Consiglio di Amministrazione.
3. Il Direttore della Biblioteca comunica al donatore la decisione assunta dal Consiglio di Amministrazione.
4. In caso di delibera di accettazione provvede ad inserire il materiale nelle collezioni e/o nel patrimonio della biblioteca.

Ultimo aggiornamento

12.12.2024