Ordini

Prima di effettuare l'ordine è necessario verificare nel programma gestionale che il materiale non sia già posseduto dalla Biblioteca o in fase di acquisizione.

La gestione ordini prevede le seguenti procedure:

• recuperare nel gestionale il record bibliografico di riferimento, o creare un record breve, a cui legare l’ordine seguendo le dispense del gestionale
• per ordini senza colloquio EDI completare l’acquisto sul portale del fornitore.

Trattamento del materiale pervenuto

Si procede a:

• controllare che le bolle corrispondano ai volumi contenuti nelle scatole
• inviare, al ricevimento dei volumi, per e-mail copia delle bolle agli uffici amministrativi del Coordinamento biblioteche
• segnalare immediatamente ai fornitori eventuali errori di fornitura (volumi errati, volumi già forniti, n. copie errate) e al Coordinamento eventuali errori di fatturazione (tasso di cambio errato, sconto non applicato).

Inventariazione, catalogazione e messa a disposizione

Una volta inventariati, i volumi vengono catalogati, collocati, etichettati, magnetizzati, trattati con RFiD e sistemati a scaffale.

La gestione della sezione è facilitata dall'implementazione di un file excel in cui sono elencati i volumi che ne fanno parte. In corrispondenza di ciascun volume il file enumera di anno in anno gli insegnamenti per i quali è adottato, in modo che risulti evidente quando è opportuno reinserirlo in collezione.  

Annullamento ordini

Qualora un fornitore annulli l'ordine per impossibilità a fornire il libro, è necessario procedere alla richiesta di cinque preventivi tracciabili per PEC + protocollo, a cui segue un affido diretto a quello più conveniente sul portale Acquisti in rete della P.A.

In particolari casi la Biblioteca può decidere di annullare un ordine (es.: opera arrivata nel frattempo in dono), comunicandolo al fornitore, il quale dovrà confermare l'annullamento dell'ordine.

Qualora sia impossibile reperire il volume ordinato, l’ordine viene annullato e di conseguenza eliminato nel gestionale.

Manutenzione ordinaria

Viene effettuata periodicamente da personale addetto, con il lettore RFid che consente, tramite la lettura a distanza di informazioni contenute in tag, di verificare la presenza dei volumi fuori posto e mancanti.

Nel caso di volumi deteriorati, è previsto un supporto interno per il restauro.

1. Al termine di ogni semestre, vengono tolti tutti i volumi non più adottati negli ultimi tre anni e ricollocati in altre sezioni; viene effettuato un controllo continuo per l’eventuale sostituzione delle vecchie edizioni dei testi adottati con le nuove.
2. Una volta all'anno (durante il periodo estivo) vengono confrontati e riallineati il file gestionale in excel con il topografico.  Dopo aver verificato la coincidenza dei dati e apportate le dovute correzioni e aggiunte, si procede al controllo a scaffale. Ai volumi non trovati viene inserito nel programma gestionale lo status di processo mancante. Dopo tre controlli a distanza i volumi mancanti sono segnalati per lo scarico, e riacquistati.

I volumi mancanti restano registrati nel lettore RFid e quindi possono essere identificati fino al momento dello scarico inventariale.

Per effettuare lo scarico inventariale lo status di processo dei volumi mancanti viene modificato da "mancante" a "AS attesa di scarico inventariale".     

Per i  materiali in attesa di scarico (mancanti o deteriorati) vengono preparate delle liste da sottoporre al comitato di biblioteca e da allegare, dopo l'approvazione, alle delibere di scarico inventariale.

Flusso di lavoro dei volumi deselezionati da TESTO