Trattamento del materiale pervenuto e invio bolle

Gestione dei pacchi

I pacchi con i volumi ordinati vengono provvisoriamente depositati dai corrieri al piano terra a fianco della Portineria. Qualora i pacchi (non sempre) vengano contrassegnati con una lettera dell’alfabeto dai colleghi della Portineria (per collegare la scatola al collega che la ritira), sarà necessario firmare il registro presso di loro prima di ritirare il materiale.

Le scatole della collezione generale vengono portate in ufficio catalogazione, quelle della collezione di base nell’ufficio servizi. Solitamente ciascuna scatola contiene la bolla (documento di trasporto o ddt) relativa ai libri in essa contenuti. In altri casi è necessario aprire più scatole per ricollegare tutti i volumi alla bolla.

Controllo prezzi e fornitura

Controllare che le bolle corrispondano ai volumi contenuti nelle scatole (fare particolare attenzione alle copie plurime della collezione di base).

Controllare i prezzi nel modo seguente:

• per libri italiani i prezzi in bolla devono corrispondere al prezzo in copertina,
• per i libri stranieri i prezzi in bolla devono corrispondere al prezzo inserito nella linea d’ordine (POL), nel modulo acquisizioni di Alma. Effettuare questa verifica dalla maschera di ricerca “Tutti i titoli” / inserire ISBN / cliccare “Ordini” (icona carrello verde) e verificare nella POL che il prezzo scontato (in rosso) sia lo stesso riportato in bolla.

Controllare che i tassi di cambio applicati (solo per gli ordini in valuta diversa da euro) siano riferiti alla data della bolla (o al giorno precedente tale data).

Comunicare le incongruenze ai referenti delle acquisizioni delle collezioni, che si occuperanno di segnalare ai fornitori eventuali errori nella fornitura (volumi errati, volumi già forniti, n. copie errate).

Invio bolle al Coordinamento SBA

Completati tutti i controlli le bolle devono essere scansionate e inviate al Coordinamento SBA.

La email deve avere le seguenti caratteristiche:
Destinatario: A segrsba(AT)sba.unifi.it e in Cc acquistibss(AT)sba.unifi.it oppure testobss(AT)sba.unifi.it
Oggetto: Nome fornitore, numero e data del/i ddt, indicazione monografie/continuazioni (indicato in bolla), nome biblioteca
Es. Hoepli ddt 13250 del 15-12-2024 CONTINUAZIONI Scienze sociali
Es. Celdes ddt 7598-7599 del 10-12-2024 MONOGRAFIE Scienze sociali
Corpo email: Il corpo della mail deve contenere l’indicazione ”I libri e i prezzi sono corretti”.

Sistemazione volumi

Nell’ufficio catalogazione A per la collezione generale si procede a sistemare i volumi insieme alla relativa bolla sugli appositi scaffali:
le monografie saranno sistemate sugli scaffali numerati, mentre le continuazioni andranno sistemate sullo scaffale bianco a destra dell’entrata dell’ufficio.
Per la collezione di base i volumi possono essere collocati su un carrello nell’ufficio servizi.

Monografie con CD/DVD (REL) e altri materiali (NBM) allegati

Nel caso di monografie con allegati CD/DVD o altro materiale come videocassette, audiocassette, etc. è necessario in fase di inventariazione del volume scorporare il prezzo del 10% (valore convenzionale da attribuire a CD/DVD, a videocassette etc.).

Il CD/DVD o la videocassetta, etc. vengono separati dal volume e consegnati al bibliotecario addetto all'inventariazione e catalogazione delle Risorse Elettroniche Locali (REL) e dei Non-Book Materials (NBM) con l'indicazione del numero d'ordine, del barcode del volume a stampa e del prezzo del CD/DVD, della videocassetta, etc.

Ordini chiusi dalla Biblioteca

Qualora l’opera risulti completa o il Comitato biblioteca decida di chiudere una continuazione, si procede alla chiusura nel programma gestionale e alla registrazione della chiusura sul file excel gestionale.

Ordini chiusi dal fornitore

Quando il fornitore comunica la fine di un'opera in continuazione si procede alla chiusura nel programma gestionale del relativo ordine e alla registrazione della chiusura sul file excel gestionale.

Sollecito materiale non pervenuto

E' necessario sollecitare al fornitore i volumi in ritardo per email.