Ordini

Prima di effettuare l'ordine è necessario verificare nel programma gestionale (e sui cataloghi cartacei per le opere antecedenti al 1992) che il materiale non sia già posseduto dalla Biblioteca o in fase di acquisizione.

Le procedure per la gestione degli ordini sono diverse a seconda della modalità di invio delle proposte:

1) proposte di acquisto inviate alla casella di posta elettronica acquisti(AT)unifi.it

- lavorare le proposte secondo la data di arrivo

- integrare la proposta con i dati mancanti (es.: prezzo, ISBN, titolo corretto, editore, anno di pubblicazione)

- inserire nel programma gestionale la proposta con creazione del relativo ordine

- agli ordini segnalati come urgenti dal proponente viene inserita nel programma gestionale la nota “catalogare con urgenza” nel campo Nota ricezione

- se l'ordine risulta già fatto o il volume già posseduto dalla Biblioteca si inserisce la proposta nel raccoglitore "Posseduti-Inevasi" aggiornando il "Riepilogo mensile" suddiviso per Scuola/Sezione

2) proposte di acquisto inviate da OneSearch

Seguire le istruzioni presenti alla relativa pagina.

Modalità invio ordini

- Una volta compilato, l'ordine viene inviato al fornitore tramite le seguenti modalità:

• dal programma gestionale con modalità EDI
• dal portale del fornitore
• con file Excel (vedi modello predefinito da SBA e contenuto nella cartella condivisa Acquisizioni)

Trattamento del materiale pervenuto

I pacchi con i volumi ordinati vengono momentaneamente depositati a fianco della Portineria al piano terra. Successivamente vengono portati nell'ufficio catalogazione e si procede a:

- controllare che le bolle (che arrivano in formato cartaceo nelle scatole contenenti il materiale e talvolta per e-mail alla casella acquisti(AT)unifi.it) corrispondano ai volumi contenuti nelle scatole 

- in ufficio Catalogazione A sistemare i volumi sugli appositi scaffali inserendo la bolla possibilmente nel primo volume dell'elenco

- procedere al controllo dei prezzi e dei tassi di cambio applicati che devono essere riferiti alla data di ciascun ordine e non a quella della bolla annotando sulla bolla eventuali richieste di nota di credito al fornitore

- segnalare immediatamente ai fornitori eventuali errori di fornitura (volumi errati, volumi già forniti, n. copie errate) e di fatturazione (tasso di cambio errato, sconto non applicato)

- completati tutti i controlli, le bolle vengono scannerizzate e inviate per posta elettronica ai referenti del Coordinamento centrale biblioteche (nel caso in cui si tratti di bolle di fornitori stranieri, è necessario scannerizzare ed allegare anche l’etichetta del peso della scatola contenente i volumi)

- tutte le fatture arrivano per posta elettronica (alla casella acquisti(AT)unifi.it oppure soltanto al Coordinamento centrale biblioteche) nei primi giorni del mese successivo all'invio del materiale.

Ricezione e inventariazione

Per la ricezione e l’inventariazione seguire le istruzioni alla relativa pagina. 

- Al momento della ricezione, se un libro è stato segnalato come urgente, viene catalogato subito e l'utente viene avvisato per email 

-  durante l’inventariazione, correggere il prezzo se non corrisponde a quello inserito al momento dell'ordine

- timbrare il volume sul frontespizio, a pag. 99 (nel caso non arrivi a 99 pagine su una pagina a metà del volume) e sull'ultima numerata

- riportare a penna sul frontespizio l'inventario nell'angolo in alto a sinistra e il bar-code vicino alla legatura possibilmente a due terzi dall'alto

- sistemare i volumi in ordine d'inventario sugli scaffali della stanza Catalogazione A (i volumi urgenti vengono invece lavorati subito).

Monografie con CD/DVD (REL) e altri materiali (NBM) allegati

Nel caso di monografie con allegati CD/DVD o altro materiale come videocassette, audiocassette, etc. è necessario in fase di inventariazione del volume scorporare il prezzo del 10% (valore convenzionale da attribuire a CD/DVD, a videocassette etc.).

Il CD/DVD o la videocassetta, etc. vengono separati dal volume e consegnati al bibliotecario addetto all'inventariazione e catalogazione delle Risorse Elettroniche Locali (REL) e dei Non-Book Materials (NBM) con l'indicazione del numero d'ordine, del barcode del volume a stampa e del prezzo del CD/DVD, della videocassetta, etc.

Trattamento del materiale non pervenuto

Ordini annullati dalla Biblioteca

Qualora il bibliotecario decida di annullare l’ordine, si provvede a chiudere l’ordine nel programma gestionale e a comunicare l’annullamento al fornitore (per email e annullando l’ordine dal portale del fornitore).

Ordini annullati dal fornitore

Qualora il fornitore annulli l'ordine, si provvede a chiudere l'ordine nel programma gestionale.

Solleciti

Il programma gestionale produce in automatico (senza inviare) i solleciti per i volumi in ritardo nella fornitura. Il bibliotecario può quindi estrarre il report dei solleciti e inviarlo al fornitore.

Budget

A inizio anno, sulla base del bilancio previsto per le monografie, il budget viene ripartito nel programma gestionale tra i vari fondi (suddivisi tra Scuole e sezioni) della Biblioteca di Scienze Sociali.

Nel corso dell'anno viene monitorato l'andamento dei budget per verificare periodicamente l'ammontare della spesa e la disponibilità residua.

Il rendiconto della spesa viene presentato al Comitato di biblioteca, quando richiesto.