Ordini

Prima di effettuare l'ordine è necessario verificare nel programma gestionale (e sui cataloghi cartacei per le opere antecedenti al 1992) che il materiale non sia già posseduto dalla Biblioteca o in fase di acquisizione.

Le procedure per la gestione degli ordini sono diverse a seconda della modalità di invio delle proposte:

1) proposte di acquisto inviate alla casella di posta elettronica acquisti(AT)unifi.it

- lavorare le proposte secondo la data di arrivo

- integrare la proposta con i dati mancanti (es.: prezzo, ISBN, titolo corretto, editore, anno di pubblicazione)

- inserire nel programma gestionale la proposta con creazione del relativo ordine

- agli ordini segnalati come urgenti dal proponente viene inserita nel programma gestionale la nota “catalogare con urgenza” nel campo Nota ricezione

- se l'ordine risulta già fatto o il volume già posseduto dalla Biblioteca si inserisce la proposta nel raccoglitore "Posseduti-Inevasi" aggiornando il "Riepilogo mensile" suddiviso per Scuola/Sezione

2) proposte di acquisto inviate da OneSearch

Seguire le istruzioni presenti alla relativa pagina.

Modalità invio ordini

Una volta compilato, l'ordine viene inviato al fornitore tramite le seguenti modalità:

• dal programma gestionale con modalità EDI
• dal portale del fornitore
• con file Excel (vedi modello predefinito da SBA e contenuto nella cartella condivisa Acquisizioni)

Trattamento del materiale pervenuto

Gestione dei pacchi

I pacchi con i volumi ordinati vengono provvisoriamente depositati dai corrieri al piano terra a fianco della Portineria. Qualora i pacchi (non sempre) vengano contrassegnati con una lettera dell’alfabeto dai colleghi della Portineria (per collegare la scatola al collega che la ritira), sarà necessario firmare il registro presso di loro prima di ritirare il materiale.

Le scatole della collezione generale vengono portate in ufficio catalogazione, quelle della collezione di base nell’ufficio servizi. Solitamente ciascuna scatola contiene la bolla (documento di trasporto o ddt) relativa ai libri in essa contenuti. In altri casi è necessario aprire più scatole per ricollegare tutti i volumi alla bolla.

Controllo prezzi e fornitura

Controllare che le bolle corrispondano ai volumi contenuti nelle scatole (fare particolare attenzione alle copie plurime della collezione di base). Controllare i prezzi nel modo seguente:

• per libri italiani i prezzi in bolla devono corrispondere al prezzo in copertina
• per i libri stranieri i prezzi in bolla devono corrispondere al prezzo inserito nella linea d’ordine (POL), nel modulo acquisizioni di Alma. Effettuare questa verifica dalla maschera di ricerca “Tutti i titoli” / inserire ISBN / cliccare “Ordini” (icona carrello verde) e verificare nella POL che il prezzo scontato (in rosso) sia lo stesso riportato in bolla.

Controllare che i tassi di cambio applicati (solo per gli ordini in valuta diversa da euro) siano riferiti alla data della bolla (o al giorno precedente tale data).

Comunicare le incongruenze ai referenti delle acquisizioni delle collezioni, che si occuperanno di segnalare ai fornitori eventuali errori nella fornitura (volumi errati, volumi già forniti, n. copie errate).

Invio bolle al Coordinamento SBA

Completati tutti i controlli le bolle devono essere scansionate e inviate al Coordinamento SBA. La email deve avere le seguenti caratteristiche:
Destinatario: A segrsba(AT)sba.unifi.it e in Cc acquistibss(AT)sba.unifi.it oppure testobss(AT)sba.unifi.it
Oggetto: Nome fornitore, numero e data del/i ddt, indicazione monografie/continuazioni (indicato in bolla), nome biblioteca
Es. Hoepli ddt 13250 del 15-12-2024 CONTINUAZIONI Scienze sociali
Es. Celdes ddt 7598-7599 del 10-12-2024 MONOGRAFIE Scienze sociali

Corpo email: Il corpo della mail deve contenere l’indicazione ”I libri e i prezzi sono corretti”

Sistemazione volumi

Nell’ufficio catalogazione A per la collezione generale si procede a sistemare i volumi insieme alla relativa bolla sugli appositi scaffali:
le monografie saranno sistemate sugli scaffali numerati, mentre le continuazioni andranno sistemate sullo scaffale bianco a destra dell’entrata dell’ufficio.
Per la collezione di base i volumi possono essere collocati su un carrello nell’ufficio servizi.

Ricezione e inventariazione

Per la ricezione e l’inventariazione seguire le istruzioni alla relativa pagina. 

- Al momento della ricezione, se un libro è stato segnalato come urgente, viene catalogato subito e l'utente viene avvisato per email 

-  durante l’inventariazione, correggere il prezzo se non corrisponde a quello inserito al momento dell'ordine

- timbrare il volume sul frontespizio, a pag. 99 (nel caso non arrivi a 99 pagine su una pagina a metà del volume) e sull'ultima numerata

- riportare a penna sul frontespizio l'inventario nell'angolo in alto a sinistra e il bar-code vicino alla legatura possibilmente a due terzi dall'alto

- sistemare i volumi in ordine d'inventario sugli scaffali della stanza Catalogazione A (i volumi urgenti vengono invece lavorati subito).

Monografie con CD/DVD (REL) e altri materiali (NBM) allegati

Nel caso di monografie con allegati CD/DVD o altro materiale come videocassette, audiocassette, etc. è necessario in fase di inventariazione del volume scorporare il prezzo del 10% (valore convenzionale da attribuire a CD/DVD, a videocassette etc.).

Il CD/DVD o la videocassetta, etc. vengono separati dal volume e consegnati al bibliotecario addetto all'inventariazione e catalogazione delle Risorse Elettroniche Locali (REL) e dei Non-Book Materials (NBM) con l'indicazione del numero d'ordine, del barcode del volume a stampa e del prezzo del CD/DVD, della videocassetta, etc.

Trattamento del materiale non pervenuto

Ordini annullati dalla Biblioteca

Qualora il bibliotecario decida di annullare l’ordine, si provvede a chiudere l’ordine nel programma gestionale e a comunicare l’annullamento al fornitore (per email e annullando l’ordine dal portale del fornitore).

Ordini annullati dal fornitore

Qualora il fornitore annulli l'ordine, si provvede a chiudere l'ordine nel programma gestionale.

Solleciti

Il programma gestionale produce in automatico (senza inviare) i solleciti per i volumi in ritardo nella fornitura. Il bibliotecario può quindi estrarre il report dei solleciti e inviarlo al fornitore.

Budget

A inizio anno, sulla base del bilancio previsto per le monografie, il budget viene ripartito nel programma gestionale tra i vari fondi (suddivisi tra Scuole e sezioni) della Biblioteca di Scienze Sociali.

Nel corso dell'anno viene monitorato l'andamento dei budget per verificare periodicamente l'ammontare della spesa e la disponibilità residua.

Il rendiconto della spesa viene presentato al Comitato di biblioteca, quando richiesto.