Flusso delle attività della gestione dei periodici
Per le operazioni relative al Gestionale della biblioteca si rinvia ai flussi di lavoro presenti alla pagina Formazione del SBA
Proposte
Le proposte arrivano in Biblioteca attraverso i seguenti canali:
- bssperiod(AT)unifi.it
- acquisti(AT)unifi.it
- Servizio Document delivery
- Servizio di Reference
- Richieste pervenute alla Direzione.
Tutte le proposte relative all'attivazione (o cessazione) di abbonamenti devono essere adeguatamente motivate e sottoposte all'approvazione del Comitato di biblioteca.
La gestione proposte prevede le seguenti procedure:
- lettura posta elettronica
- inserimento di tutte le proposte nel file excel condiviso "Proposte nuovi abbonamenti"
- controllo nel gestionale che la rivista non sia già attiva o già in fase di acquisizione
- preparazione di una scheda con tutte le informazioni (editore, issn, periodicità, costo, richiedente, motivazioni del richiedente...) per la presentazione della richiesta al Comitato di biblioteca.
Gestione degli ordini
I nuovi abbonamenti vengono tutti fatti partire da gennaio, al momento del rinnovo di quelli già attivi.
Una volta approvato il nuovo abbonamento, si inserisce nel “file gestionale” degli abbonamenti.
Si cattura da SBN (o si cataloga) il nuovo titolo e si fa l’ordine nel Gestionale (oscurando la pubblicazione del titolo in catalogo fino a quando non arriva il primo fascicolo).
Alla fine dell’estate i fornitori inviano all'Ufficio periodici la lista dei titoli con abbonamento corrente, che viene vagliata con conferme e/o dismissioni, ed integrata con eventuali nuovi abbonamenti da aprire.
Si invia la lista degli ordini, protocollata e firmata dalla Direttrice, ai fornitori per posta elettronica certificata.
Il fornitore dei periodici viene scelto con una gara consortile. Quando si cambia il fornitore, una volta approvati gli atti, si invia la lista dei titoli da ordinare al nuovo fornitore e si attendono i preventivi. A quel punto si invia la lista degli ordini protocollata e firmata dalla Direttrice per posta elettronica certificata. In questo caso si aggiornano tutti gli ordini nel Gestionale attribuendoli al nuovo fornitore.
Si rinnova l’ordine nel gestionale dove si aggiorna anche l’impegno di spesa attribuendolo al fondo opportuno.
Leggi tutto
Trattamento del materiale pervenuto
I pacchi con i fascicoli ordinati vengono momentaneamente depositati vicino alla portineria a piano terra. Successivamente vengono portati nell'ufficio periodici e si procede a:
- controllare che le bolle corrispondano ai fascicoli contenuti nelle scatole
- depennare ciascun fascicolo dall'elenco
- archiviare le bolle negli appositi contenitori "Bolle"
- segnalare immediatamente via e-mail al fornitore eventuali incongruenze che si verifichino tra la bolla e il contenuto della relativa scatola
- sistemare i fascicoli sugli scaffali in attesa di registrazione.
Registrazione dei fascicoli
I fascicoli vengono registrati nel Gestionale.
Quando arriva il primo fascicolo dell’annata:
- rilegare l’annata precedente (se completa) e aprire la nuova annata con i fascicoli previsti
- apporre sulla copertina del fascicolo un’etichetta con la collocazione della rivista
- timbrare il fascicolo sul frontespizio.
Nel caso di annuari stampare l’etichetta e apporla sul dorso (mettendo sul frontespizio il codice a barre con il barcode).
Inventariazione
L'inventariazione prevede le seguenti procedure:
- registrare l'arrivo del primo fascicolo dell'annata nel gestionale
- far scattare l'inventario nella prima copia dell'annata
- riportare l'inventario a penna sul frontespizio del primo fascicolo dell'anno.
Periodici online
Alcuni periodici vengono ordinati anche o solo online.
Nel caso di nuovi abbonamenti online:
- catturare il record bibliografico (o crearne uno nuovo), se non presente nel catalogo
- collegare al record bibliografico il portfolio opportuno (la piattaforma su cui la rivista è accessibile online)
- fare nel Gestionale l'ordine (in Alma si fa a livello di portfolio).
Periodicamente:
- verificare il funzionamento dell'accesso
- se necessario correggere le informazioni del portfolio.
Materiale non pervenuto o online non attivato
Sollecito materiale non pervenuto o sollecito per online non funzionante, con invio di mail al fornitore.
Il controllo amministrativo
Fatture
Le fatture riguardano abbonamenti e non singoli documenti, pertanto esse procedono separatamente dal materiale che viene inviato nel corso dell'anno e possono seguirlo o anticiparlo di un periodo di tempo anche considerevole.
Le fatture arrivano per email.
Il loro controllo prevede le seguenti procedure:
- salvataggio delle fatture nell'apposita cartella su spazio server (una cartella per ogni anno nella cartella fatture)
- controllare la corrispondenza del materiale fatturato col materiale ricevuto o quantomeno ordinato
- controllare la congruità degli importi fatturati rispetto al preventivo
- chiedere tempestivamente chiarimenti via mail al fornitore in caso di non corrispondenza dei materiali (non ordinati, non ricevuti, già addebitati, non ancora pubblicati ecc.) o incongruità dei prezzi (importo significativamente maggiore del preventivo) ed eventualmente richiedere nota di credito
- confermare ai servizi amministrativi la correttezza delle fatture
- archiviare una copia cartacea delle fatture nell'apposito contenitore "Fatture"
- registrare le singole voci delle fatture e note di credito nell'apposito file excel "Fatture" condiviso
- registrare le fatture nel Gestionale.
Budget
Sulla base dei preventivi rilasciati nel secondo semestre dell'anno, l'ufficio predispone un preventivo di spesa relativo ad ogni fornitore, suddiviso tra prodotti cartacei o misti e digitali.
Tali importi vengono comunicati ai servizi amministrativi perché siano tradotti in impegno di spesa relativamente ai singoli fornitori.
Nel corso dell'anno viene monitorato l'andamento del budget onde conoscere via via l'ammontare della spesa, la disponibilità residua e il fabbisogno presunto.
Ultimo aggiornamento
09.12.2021