Protocollo di gestione della sezione REF
Il presente protocollo raccoglie le modalità di gestione della sezione REF della Biblioteca di Scienze sociali.
Tipologia di materiali
La sezione si compone di volumi monografici selezionati esclusivamente tra enciclopedie, dizionari e vocabolari; glossari, lessici, annuari, cronologie; repertori, bibliografie correnti e retrospettive, repertori biografici, who's who; indici, inventari, cataloghi; atlanti, guide, raccolte di fonti e di norme legislative.
Acquisizione
L'individuazione del materiale da acquistare può pervenire mediante
- le proposte d'acquisto inoltrate dal personale docente attraverso il form on line o all'indirizzo di posta elettronica acquisti@unifi.it.
- la valutazione del bibliotecario responsabile della sezione sulla base del piano di implementazione e di sviluppo della stessa.
Quando la proposta d'acquisto è inoltrata dal docente, il bibliotecario responsabile valuta che i documenti da acquisire siano conformi al profilo della sezione e decide poi se acquistarli in copia singola o duplice. Il bibliotecario decide anche in merito all'acquisto di dizionari, enciclopedie e repertori.
Prima di effettuare l'ordine è necessario verificare nel programma gestionale (e sui cataloghi cartacei per le opere antecedenti al 1992) che il materiale non sia già posseduto dalla Biblioteca o in fase di acquisizione.
La gestione degli ordini e il trattamento del materiale della sezione REF prevedono le stesse procedure della sezione GEN.
Per alcune tipologie di materiali (enciclopedie, trattati...) vengono attivati ordini in continuazione.
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Inventariazione, catalogazione e messa a disposizione
Una volta inventariati, i volumi vengono catalogati, collocati, etichettati, magnetizzati, trattati con RFiD e sistemati a scaffale.
Manutenzione ordinaria
La manutenzione ordinaria dello scaffale viene effettuata periodicamente da personale addetto con il lettore RFid (transceiver). I volumi mancanti restano registrati nel lettore RFid (transceiver) e quindi possono essere identificati fino al momento dello scarico inventariale.
Revisioni periodiche
Annualmente il raffronto tra il topografico della sezione e l'analisi diretta dello scaffale permette di individuare i volumi da spostare nel deposito, da rilegare e da scartare.
I criteri di valutazione sono modulati sulla Griglia di valutazione SMUSI
Griglia di valutazione SMUSI
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S = scorretto |
Informazioni contenute scorrette, dal punto di vista scientifico, tecnico e/o culturale |
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M = mediocre |
Documento mediocre dal punto di vista dell'approfondimento, della realizzazione grafica e contenutistica e della paternità intellettuale |
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U = usurato |
Documento usurato e in generale cattivo stato di conservazione |
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S = superato |
Informazioni contenute superate obsolete dal punto di vista scientifico, tecnico culturale e/o metodologico |
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I = incoerente |
Documento incoerente (o non più coerente) con il resto della raccolta e con le aspettative e le esigenze del pubblico |
Ogni volta che viene riscontrato un volume mancante il bibliotecario responsabile della sezione inserisce lo status di processo "MS Fuori posto".
Dopo tre controlli a distanza di una settimana l'uno dall'altro lo status di processo viene modificato in "MI mancante" e i testi riacquistati. I volumi mancanti restano registrati nel lettore RFid (transceiver) e possono essere identificati fino al momento dello scarico inventariale.
Per effettuare lo scarico inventariale lo status di processo dei volumi mancanti viene modificato da "MI" a "AS attesa di scarico inventariale".
Per i materiali in attesa di scarico vengono preparate delle liste da sottoporre al comitato di biblioteca e da allegare, dopo l'approvazione, alle delibere di scarico inventariale.
Ultimo aggiornamento
08.12.2021