Incremento e revisione 

Sono stati individuati i seguenti criteri per l'inserimento delle nuove accessioni e la revisione contestuale o ordinaria della sezione:

1. l'inserimento delle nuove accessioni in GEN deve rispettare la tipologia di materiali, compreso il limite cronologico post 1915
2. le pubblicazioni devono essere in copia unica
3. si può fare eccezione al criterio della copia unica per materiale di particolare rilievo e/o di cui si riscontri un alto numero di prestiti, tenendo un numero maggiore di copie
   • in caso di più edizioni della stessa pubblicazione deve essere presente in GEN soltanto l'ultima edizione
   • edizioni in lingue diverse si considerano come edizioni diverse
4. i volumi che non sono mai andati in prestito negli ultimi 5 anni, e il cui contenuto risulti evidentemente superato dall'evoluzione della disciplina, devono essere destinati al magazzino
5. volumi mancanti o in prestito:
   • prestiti a lunga scadenza, prestiti scaduti da più di 6 mesi e volumi mancanti: non tenerne conto ai fini del calcolo delle copie
   • prestiti con scadenza negli ultimi 6 mesi:
     • se la copia unica o tutte le copie sono in prestito non tenerne conto ai fini del calcolo delle copie 
     • se ci sono una o più copie in prestito valutare caso per caso in base alle quantità e al tipo di materiale
6. volumi in cattivo stato di conservazione: valutare dal punto di vista del contenuto e dell'uso se è auspicabile la rilegatura, altrimenti collocarli in magazzino o procedere allo scarico. 

Da questi criteri si deduce che, quando vengono inserite nuove edizioni in GEN, andrà sempre verificata l'eventuale presenza di edizioni precedenti la penultima, che vanno ricollocate in magazzino.

Questi criteri vanno applicati anche al momento dell'eventuale ricollocazione in GEN di monografie tolte da TESTO e DID.

Dall'apertura della Biblioteca di Scienze sociali (febbraio 2004) è stata effettuata una revisione straordinaria nel 2009-2010 e un'altra revisione è stata intrapresa nel 2013. 

Flusso di lavoro dei volumi deselezionati da GEN

Manutenzione ordinaria

Viene effettuata da personale addetto, con il lettore RFiD (transceiver) che consente, tramite la lettura a distanza di informazioni contenute in tag (transponder), di verificare la presenza dei volumi fuori posto e mancanti.

Volumi mancanti

Riscontro e segnalazione volumi mancanti

Se un bibliotecario riscontra la mancanza di un volume:

• controlla i libri da rimettere a scaffale, quelli da etichettare (negli uffici), i libri in deposito nelle postazioni studio riservate (e nella sala collezioni storiche),
• verifica l'eventuale presenza del volume tra le collocazioni simili o vicine
• suggerisce all'eventuale utente interessato di verificare la presenza del volume nei giorni seguenti, possibilmente all'apertura della biblioteca
• informa l'utente che, effettuati ulteriori controlli (vedi "Gestione volumi mancanti"), dopo 15 giorni sarà assegnato al volume, se non ancora ritrovato, lo status MI "Mancante", dopodiché non risulterà più disponibile nel catalogo (a questo punto l'utente potrà fare richiesta di prestito interbibliotecario)
• invia una mail all'indirizzo di posta elettronica mancanti.bss(AT)sba.unifi.it indicando: titolo e bar-code del volume mancante.

Gestione volumi mancanti

Ogni volta che si riscontra un mancante, i colleghi che si occupano della loro gestione effettuano il controllo in GEN (avendo cura di verificare l'eventuale presenza del volume tra le collocazioni simili o vicine), in REF, tra i volumi da etichettare (negli uffici), e tra i libri in deposito nelle postazioni studio riservate (e nella sala collezioni storiche).

I colleghi effettuano i controlli con la seguente tempistica:

1° controllo dopo 1 giorno (dalla segnalazione)

2° controllo dopo 14 giorni (dalla segnalazione): dopo questo controllo, se il volume è ancora assente, si inserisce, nel programma gestionale, lo stato "Mancante", selezionando la copia e, dal menu che si apre dai puntini (a destra della copia), cliccando su "Alterna stato mancante".

3° controllo dopo 6 mesi e, se il volume manca ancora, si modifica lo status di processo da "MI mancante" in "AS attesa di scarico inventariale". Per i materiali in attesa di scarico vengono preparate delle liste da sottoporre al Comitato di biblioteca e da allegare, dopo l'approvazione, alle delibere di scarico inventariale.

Dopo ogni modifica allo status di processo i volumi assenti devono essere segnalati al collega che si occupa del caricamento dei dati sul lettore RFiD (transceiver).

La gestione dei mancanti è effettuata con un file excel in cui sono elencati i volumi, le date dei controlli, etc.

Tabella riepilogativa dei controlli, con esempio

Se risulta opportuno, in termini di contenuto e uso, si può decidere di riacquistare il volume al termine dei controlli oppure anche prima in caso di particolari esigenze.